「審計月刊」采購業務內控在企業管理中的作用

采購業務內控在企業管理中的作用

采購業務內部控制在企業管理中的意義

企業采購業務中的采購是指采購原材料、商品、無形資產、工程物資、固定資產及接受勞務等。采購業務內控從確定采購計劃、選擇采購方式、供應商的準入與評估、采購物資的驗收與保管、退貨管理等進行詳細規定，在現代企業管理中存在著重要的意義。

采購業務內部控制在企業經營管理中存在的主要問題

（一）未進行集中采購與機構分離

主要表現在：一是企業分散采購與多頭采購的現象較為嚴重，大批量的購買未進行集中采購，沒有發揮購買方因較多的需求而享有議價的優勢，增加了采購成本。二是對于重大與技術性較強的采購沒有專業的技術人員和專家進行科學的論證，在采購決策與審批過程中未進行集體討論與審批，增加采購舞弊的可能性。三是采購人員未按時輪崗，一名采購人員長期從事采購，更有一些小額采購或者零星采購全部由采購人員一人辦理全部的采購業務，沒有做到采購業務崗位職責相互分離與監督。

（二）未編制合理的采購計劃，未將采購計劃納入企業的預算進行管理

每年年末物資需求部門沒有以本年物資實際消耗量為依據編制下年的需求計劃，甚至有時編制的需求計劃沒有上報采購部門進行匯總。導致采購部門在實際采購物資時盲目采購、未結合企業的實際需求、當前的庫存情況、所需要采購物資的市場行情、企業的發展狀況而進行采購，使企業的采購成本過高、實際物資儲備量偏大，從而加大了企業的資金壓力。

采購計劃的編制沒有經過相關負責人審批后報企業進行集體決定，所制訂的采購計劃沒有作為企業的剛性指令嚴格執行，也沒有將采購計劃納入企業的預算進行管理，使采購計劃的編制形式化。

（三）未建立比較科學的供應商評估與準入制度

主要表現如下：

一是在供應商的選擇與評價方面未能對供應商的信譽狀況進行詳細的了解，經營資質的合法性進行嚴格的審查，如果供應商不能合理選擇，所購買的商品會質次價高，影響企業的經濟利益。

二是在供應商檔案的管理與維護方面，沒有對企業新進供應商、原有供應商及潛在供應商的檔案分別管理；沒有對已經合作供應商、潛在供應商的行業發展狀況、信譽情況跟蹤評價了解；導致企業供應商的信息不能時時更新，所記錄信息沒有較好地反映供應商資質信譽狀況、經營情況，從而不能及時淘汰不合格的供應商，使企業的經濟利益受損。

（四）物資驗收、倉儲程序不規范

一是沒有明確規定采購物資的驗收標準及驗收流程，沒有要求驗收人員需要對購貨合同、采購申請單、發票進行相互核對后編制所要檢驗物資的目錄，使得所驗收物資的名稱、規格可能與購貨合同、采購申請單上的名稱、規格不相符，不能真實地反映企業庫存物資。

二是驗收人員沒有在物資入庫前檢查產品質量保證書、商檢證書與合格證等證明物資質量狀況的文件，對于一些技術性較強的、大批量的和新技術、較特別的物資，沒有通過企業需求部門專業技術人員測試，也沒有委托具有檢驗資質的專業機構或外部專家協助驗收，不能很準確地確定所驗收物資的質量狀況。

三是沒有對驗收過程中發現異常情況的應對方法進行明確規定，導致企業負責驗收的機構或人員在驗收過程中對所驗收物資出現的異常情況沒有及時處理，從而延誤了企業的生產、經營。

四是在物資儲存過程中，沒有對物資分類存放，沒有按照物資屬性、特征分別進行管理，導致物資由于儲存不合理而霉爛、變質；倉庫保管員沒有建立物資儲備臺賬，沒能對物資的收、發、存數量詳細記錄，有些物資明明庫存有剩余，沒有對應的臺賬管理而再次購買，引起物資長期積壓，造成物資減值；出入庫手續不齊備、出入庫審批不及時，財務人員做賬沒有依據，財務賬務記錄滯后于實物流轉，沒有起到財務賬務管理對倉儲實物管理的監督作用。

強化采購業務內部控制在企業經營管理中作用的對策和建議