所謂不相容職責是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職責。不相容職責分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系，并受其監督和制約。不相容職責分離是重要內部控制工具，以不相容職責分離為核心內部牽制理論，也是內部控制思想早期的體現。
一般來說，此類職責最主要的特點是責任人擁有接觸和使用企業某些資產的權力。例如，資金業務中的出納，采購業務中的采購員等。承擔“執行”職責的人員我們往往也習慣稱之為經辦人員。
b.記錄
顧名思義，承擔此類職責的人員最主要的功能在于對業務執行結果進行記錄，或者可以說對資產的使用情況進行記錄。例如，會計就是典型的記錄職責；固定資產、存貨的臺賬管理也屬于記錄職責。
c.批準
批準意味著授權執行。針對業務執行過程中一些重要事項，需設置批準程序，在專業方面保證業務發生的合理性。例如，采購需求的審批。
d.核對
承擔此類職責的人員會對執行、記錄、批準的情況進行核對，以確定業務運作的規范性。例如，稽核會計、資產現場盤點就是典型的核對職責。
下面本文將闡述如何做到有效的職責分離。
有效職責分離的第一步工作是識別業務流程，企業的業務運營是一個有機整體，流程劃分有助于我們更好的理解企業運作機制，進而進行有效管理。
完成流程界定后，還需對流程中的重要職責進行歸納，這也是我們對業務流程深化理解的必備工作。在識別流程重要職責過程中，我們必須明確每個職責是屬于執行、記錄、批準、核對四類中的哪一類。需要提醒的是，不要把“職責”同諸如“采購員”、“采購經理”等所謂崗位職務混淆。
前文我們將職責分為四類，而這四類職責將是我們識別不相容職責的基礎，一般來說，這四類職責中存在以下5對不相容職責：④記錄某項業務和批準修改該項業務記錄的職責要分離；
除了業務環節內部的職責分離分析，采購業務若干業務環節之間的業務分離也應進行關注。我們可以稱之為“次級不相容職責”，它發揮控制效果依賴于“基本不相容職責”。這一步驟將更多的結合企業特點，并充分發揮分析人員的專業能力。
不相容職責分離的“深度”將影響其對舞弊風險和錯漏風險的控制效果。但對職責無限制的進行分離也是不現實的，這勢必將影響經營效率，同時升高管理成本。因此，有必要對各類職責分離情況所對應的舞弊風險和錯漏風險情況進行分級，以便于企業根據實際情況選擇。
轉載于：閱洲內控與風險管理
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