拓米集團普法季刊 | 第五期

《前言》

電子郵件的身影幾乎是與互聯網一起出現在大家面前的。隨著電子網絡技術的發展,涉及重要文件或內容的社會交往和商務交易都依托于電子郵件,隨之而來的各類糾紛逐漸增多,電子郵件作為訴訟中的證據也極為常見。

二零二零年/第四期

案例一

 2010年7月，A公司與B公司簽署《螺紋鋼采購合同》，A公司向B公司采購螺紋鋼100噸，鋼材標準為直徑2厘米。后由于市場行情變化，A公司通過電子郵件方式將采購鋼材標準調整為2.3厘米，B公司同意。在交付過程中A公司發現交付鋼材直徑標準為2厘米，不符合要求，遂要求B公司返還購貨款并承擔違約責任。B公司堅持鋼材生產標準符合《螺紋鋼采購合同》要求，拒絕返還貨款。

仲裁庭審理認為，雙方通過電子郵件形式對合作事項達成一致，事實上變更了原《螺紋鋼采購合同》中采購鋼材的生產標準，仲裁庭予以認可。B公司未按變更后的鋼材直徑標準交付產品已構成違約，應承擔違約責任。

相關法條：

最高人民法院《關于適用<中華人民共和國民事訴訟法>的解釋》第一百一十六條規定：“電子數據是指通過電子郵件、電子數據交換、網上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質中的信息。存儲在電子介質中的錄音資料和影像資料，適用電子數據的規定?！苯Y合本案，作為定案依據的雙方往來郵件即屬于電子數據的一種類型，可以作為有效證據提供。在此，提醒大家注意收集、保留各項電子證據，以保障自身合法權益。

案例二

2002年4月，北京某技術開發有限公司（以下簡稱“甲公司”）與陳某簽訂勞動合同，約定陳某擔任該公司軟件工程師，后來雙方又續訂了勞動合同，合同約定終止日期為2004年4 月。

2003年6月2日，甲公司收到一封署名為陳某的電子郵件，陳某提出辭職，公司對陳進行挽留，但遭到拒絕。于是公司同意陳某辭職并給與3600元獎金。辭職后，陳某拿著一份由北京市海淀區勞動爭議仲裁委員會作出的決定，要求甲公司支付其解除勞動關系的經濟補償金3600元。

原來，在雙方辦理完解除勞動關系后，陳某找到海淀勞動仲裁委，以公司提出解除其勞動關系為由，依據勞動部1994年發布的《違反和解除勞動的經濟補償辦法》第五條的規定，即：“經勞動合同當事人協商一致，由用人單位解除勞動合同的，用人單位應根據勞動者在單位工作年限，每滿一年發給相當于一個月工資的經濟補償金?！闭埱蟛脹Q甲公司向自己支付兩個月的經濟補償金，而甲公司已經給予的3600元獎金只能算是一個月的，在此基礎上還應再支付一個月的經濟補償金3600元。

面對海淀勞動仲裁委的裁決，甲公司表示不服，將陳某告上了法庭，主張陳某首先提出解除勞動關系，向法院提交了那封署名陳某的辭職電子郵件予以佐證，并出示了北京市海淀區公證處作出的公證，證明與公證書相粘連的電子郵件復印件與原件內容相符，法院最終判決陳某敗訴。

法院認為，只有電子郵件持有者本人才能使用其郵箱地址，盡管在技術上存在冒名頂替的可能性，但考慮陳某本身是軟件工程師，具備較強的專業知識，其必然采取較之一般人更完備的措施來保障其電子郵箱的安全性，以及陳某與甲公司在發生離職電子郵件事件后辦理了解除勞動關系手續的相關證據鏈，法院確定從陳某電子郵箱地址發出的離職申請系真實的，并無不當。

案例帶來的思考

從以上兩個案例中，我們能窺見電子郵件作為證據使用在司法實踐中已普遍，符合證據三性（真實性、合法性和關聯性）要求的電子郵件是可以作為證據使用。而作為公司員工，我們需要知曉：怎么合理、正確使用電子郵件才能在對外交易或交往過程中盡量保存確保郵件的真實、完整的電子郵件，以便于在將來可能的訴訟中起到至關重要的作用，以保全公司的利益。

因此公司在電子郵件使用中應參考以下注意事項：

一、從證據的形成方面考慮，我們需要確保電子郵件存在是真實、合法且主題明確。

1、涉及工作的內容，員工盡量使用電子郵件傳輸資料及信息內容，主要是保存時間長，便于追溯；

2、在郵件往來過程中，盡量把交流的主題事項在郵件中明確，郵件內容需表述清楚，明晰；

3、郵件往來方稱呼盡量用全程，如能明確往來方的公司名稱，盡量明確；

4、對于公司而言，為解決電子郵箱的確認問題，企業在員工入職后分配電子郵箱時，可以同時請員工填寫《電子郵箱使用確認書》或者在《入職登記表》等文件上予以確認，即由員工以簽名確認的方式確認郵箱為其本人使用。為了避免企業內部郵箱后臺數據存在修改等可能性給證明帶來障礙，同時可以要求員工確認某一外部電子郵箱為其本人使用，公司對員工發出的重要通知、函件等，可以同時發給其公司內部郵箱和外部郵箱。在此情況下，若發生爭議，公司舉出雙方確認的往來電子郵箱的郵件內容，則可以作為案件證據使用。

二、從證據的保存方面考慮，員工要有證據留存意識，公司要提供相應便利。

1、在通過郵件交流過程中，盡量保證同一郵件交流連貫性，同一內容盡量保留回復、轉發信息歷史，保證證據的完整性；

2、郵件交流的主題內容也需要與附件內容相呼應；

3、公司對員工的電子郵件存儲權可適當延長至員工離職后的2-5年，因為糾紛發生都有延后行，這樣可盡量保證查詢、使用到電子郵件作為證據。

三、從證據的收集方面考慮，盡量在法務或律師的指導下，保證電子郵件可以作為合法的證據使用。

1、電子郵件因為其科技型仍具有容易偽造或易被篡的特征，所以在收集電子郵件證據時，盡量采用公證等方式，避免法院不認可該證據的情況。

2、在業務溝通和公司管理方面，如果出現需要對方確認的文書，雖然以電子郵件形式發送，在條件允許的情況下，打印下來讓對方簽字蓋章確認，避免出現糾紛時，舉證無力。